Sistem Informasi Pengarsipan Surat

Tujuan dari penelitian Sistem Informasi Pengarsipan Surat ini adalah :

  1. Merancang prosedur distribusi dan pengarsipan surat masuk dan surat keluar yang disetujui oleh kepala bagian Tata Usaha Sub Bagian Umum dan Informasi.
  2. Merancang dan menghasilkan perangkat lunak aplikasi pengarsipan surat untuk BPN Provinsi Jawa Tengah.

Arsip dan Manajemen Kearsipan

Menurut Barthos (2016), arsip atau warkat adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan. [7]

Yang termasuk dalam pengertian arsip misalnya : surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan,  daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk,  bagan orgamsasi, foto-foto dan lain sebagainya.

Kearsipan mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan”, sebagai “sumber informasi”, dan sebagai “alat pengawasan” yang sangat diperlukan bagi setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.

Bagi lembaga negara, tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah. [7]

Istilah-istilah dalam kearsipan

Berikut ini adalah istilah-istilah dalam kearsipan dan Sistem Informasi Pengarsipan Surat : [7]

  1. Arsip dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada urnumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis dilihat dari kegunaannya dibedakan atas :

  1. Arsip aktif, adalah arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh Unit Pengolah.
  2. Arsip inaktif adalah arsip yang tidak secara Iangsung dan tidak terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi seharl-hari serta dikelola oleh Pusat Arsip.
  3. Arsip statis

Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-sehari. Arsip statis ini bcrada di Arsip Nasional Republik Indonesia atau di Arsip Nasional Daerah.

  • File

File dapat disamakan dengan pengertian “berkas” atau “bendel” yang merupakan satu kesatuan arsip tentang masalah tertentu dan disimpan berdasarkan pola klasifikasi.

  • Indeks

Indeks adalah sarana penemuan kembali surat dengan cara mengidentifikasi surat melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat tersebut dengan yang lainnya. Tanda pengenal surat ini harus dapat diklasifikasikan dan merupakan penunjuk langsung kepada berkasnya.

  • Kartu kendali

Kartu kendali adalah isian (kartu) untuk mencatat surat-surat yang masuk dan keluar yang tergolong surat penting. Di samping berfungsi sebagai pencatat surat, karena kendali dapat berfungsi pula sebagai alat penyampaian surat dan penemuan kembali arsip.

Kartu kendali terdiri alas 3 (tiga) rangkap dan 3 (tiga) warna : putih, biru, dan merah.

  1. Kartu kendali warna putih untuk “pengarah surat” sebagai alat kontrol.
  2. Kartu kendali warna biru untuk penata arsip sebagai arsip pengganti, selarna surat tersebut masih berada pada file pengolah.
  3. Kartu kendali warna merah untuk Tata Usaha Pengolah.
  4. Ukuran dari kartu kendali 10 x 15 cm.
  5. Kartu tunjuk silang

Kartu tunjuk silang adalah kartu (formulir) yang digunakan untuk mernberikan petunjuk pada satu dokumen yang mempunyai lebih dari satu masalah.

  • Kode

Kode adalah tanda yang terdiri atas gabungan huruf dan angka untuk membedakan antara beberapa masalah yang terdapat dalam pola Klasifikasi Arsip.

  • Lembar disposisi

Lembar disposisi adalah lembaran umuk menuliskan disposisi suatu surat baik yang diberikan oleh atasan ke bawahan maupun sebaliknya.

  • Lembar pengantar surat rutin

Lembar pengantar surat rutin adalah formulir yang dipergunakan untuk mencatat dan menyampaikan surat-surat biasa (tidak penting) dari Unit Kearsipan ke Unit Pengolah.

  1. Penerima surat

Penerima surat adalah Unit/Staf yang bertugas untuk melakukan penwerimaan surat masuk baik dari Kurir maupun dari Pos.

  1. Pencatat surat

Pencatat surat adalah Unit/Staf yang bcrtugas untuk melakukan pencatatan surat baik untuk surat.masuk maupun surat keluar.

  1. Pengarah surat

Pengarah surat adalah Unit/Staf yang bertugas menentukan kepada pengolah mana surat yang bersangkutan harus disampaikan.

  1. Pengolah

Pengolah adalah Unit/Staf yang bertugas melakukan penggarapan masalah isi surat. Unit Pengolah terdiri atas:

  1. Pimpinan pengolah
  2. Tata usaha pengolah
  3. Pelaksana pengolah.
  4. Penata arsip

Penata arsip adalah Staf yang bertugas menyimpan surat-surat (arsip) dan memelihara arsip.

  1. Pola klasifikasi arsip

Pola klasifikasi arsip adalah pengelompokan arssip berdasarkan masalah-masalah secara sistematis dan logis, serta disusun berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode. Pola klasifikasi merupakan salah satu sarana atau pedoman untuk penataan  arsip.

  1. Surat penting

Surat penting adalah surat yang isinya mengikat dan memerlukan tindak lanjut atau merupakan kebijaksanaan Departemen, dan apabila terlambat penyarnpaiannya atau hilang akan mengganggu kelancaran pekerjaan. .

  1. Surat biasa

Surat biasa adalah surat yang isinya tidak  mengikat dan biasanya tidak membutuhkan tindak lanjut serta hanya berupa informasi dan suatu kegiatan. Surat biasa dicatat dalam lembar pengantar surat rutin dan disampaikan ke Unit Pengolah.

  1. Tata usaha pengolah

Tata Usaha Pengolah adalah Unit/Staf yang bertugas mengurus ketatausahaan pada Unit Pengolah.

  1. Formulir peminjaman arsip

Formulir peminjarnan arsip adalah formulir yang digunakan untuk meminjarn arsip, diisi rangkap dua), satu disimpan untuk menggantikan arsip yang dipinjam dan satu disimpan oleh petugas peminjaman arsip sebagai pengendalian peminjaman.

  • Formulir penyalinan arsip

Formulir penyalinan arsip adalah formulir permohonan penyalinan arsip yang diisi oleh unit atau staf yang memerlukan informasi suatu arsip yang disalin.

  • Indeks relatif

Indeks relatif adalah daftar masalah yang terdapat dalam pola klasifikasi yang disusun secara abjad rnasalah dan kodenya. Indeks relatif bertujuan untuk memudahkan menemukan kode surat yang akan disimpan menurut klasifikasi masalah yang terdapat dalam pola klasifikasi arsip, dan bisa digunakan juga dalam penemuan kembali arsip.

  • Jadwal retensi arsip

Jadwal retensi arsip adalah pedoman tentang jangka waktu penyimpanan arsip sesuai dengan nilai kegunaannya dan sebagai dasar penyelenggaraan penyusutan, pemusnahan dan penyerahan arsip ke Arsip Nasional.

  • Penyusutan arsip

Penyusutan arsip adalah proses kegiatan penyiangan arsip/berkas untuk memisahkan arsip aktif dari arsip inaktif serta menyingkirkan arsip-arsip yang tidak berguna berdasarkan jadwal retensi arsip.

  • Penyerahan arsip

Penyerahan arsip adalah pengalihan wewenang penyimpanan, pemeliharaan dan pengurusan arsip statis dari Lernbaga-Lembaga Negara, Badan Pemerintahan, Badan Swasta dan Perorangan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia atau Arsip Nasional Daerah.

  • Pemusnahan arsip

Pemusnahan arsip adalah proses kegiatan penghancuran arsip yang tidak diperlukan lagi baik oleh instansi yang bersangkutan maupun oleh Arsip Nasional.

Surat Menyurat

  1. Surat sebagai alat komunikasi

Dalam rangka mencapai tujuan organisasi maka kerjasama baik ke dalam maupun keluar sangat penting artinya. Agar kerjasama dapat dilaksanakan dengan baik perlu adanya komunikasi. Salah satu cara berkomunikasi yang dipergunakan dalam organisasi yaitu dengan cara tertulis melalui surat.

Surat sangat penting dalam membantu memperlancar tercapainya tujuan organisasi.

  • Pengertian, fungsi, dan syarat-syarat surat
  • Pengertian

Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan akan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta.

  • Fungsi Surat

Surat berfungsi sebagai berikut:

  1. Wakil dari pengirim/penulis
  2. Bahan pembukti.
  3. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut
  4. Alat pengukur kegiatan organisasi
  5. Sarana memperpendek jarak (fungsi abstrak)
  6. Syarat surat yang baik :
  7. Obyektif dan bulkan subyektif
  8. Sistematis susunan isi surat
  9. Singkat, tidak bertele-tele
  10. Jelas; kepada siapa, dari mana, tentang apa
  11. Lengkap isinya
  12. Sopan
  13. Wujud pisik yang menarik (kualitas kertas, bentuk surat, ketikan, dsb.).

Untuk menghasilkan surat yang memenuhi syarat seperti tersebut di atas maka penulisannyapun perlu memenuhi syarat yaitu :

1) Menguasai permasalahannya.

2) Menguasai bahasa tertulis.

3) Memiliki pengetahuan tentang surat menyurat.

  • Macam-macam surat

Karena banyaknya macam surat, maka untuk memudahkan mengetahui macam/jenis surat dapat ditinjau dari berbagai segi, misalnya :

  1. Menurut wujudnya

1) Kartu pos.

2) Warkat pos.

3) Surat bersampul.

4) Memorandum danan Nota.

5) Telegram.

6) Surat Pengantar.

  • Menurut tujuannya
  • Surat pemberitahuan.
  • Surat perintah.
  • Surat peringatan.
  • Surat panggilan.
  • Surat susulan.
  • Surat keputusan.
  • Surat laporan.
  • Surat perjanjian.
  • Surat penawaran, pesanan dan lain-lain
  • Menurut sifat dan asalnya
  • Surat dinas.
  • Surat niaga.
  • Surat pribadi.
  • Surat yang isinya masalah sosial.
  • Menurut jumlah penerima

1) Surat biasa – untuk satu orang (pejabat)/organisasi

2) Surat edarn – untuk beberapa orang/pejabat/oranisasi

3) Surat pengumuman –  untuk sekelompok masyarakat

  • Menurut keamanan isinya

1) Surat sangat rahasia.

2) Surat rahasia.

3) Surat biasa.

  • Menurut urgensi penyelesaiannya

1) Surat sangat segera.

2) Surat segera.

3) Surat biasa.

  •  Menurut prosedur pengurusannya
  • Surat masuk.
  • Surat keluar.
  • Menurut jangkauannya
  • Surat intern.
  • Surat ekstern.

Tata Cara Mengarsip Surat (Filing)

Filing adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistimatis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan. Oleh karena suatu filing yang tepat merupakan suatu tempat penyimpanan bahan-bahan yang aman, maka filing dapat dianggap sebagai “ingatan” dari suatu organisasi. Dan oleh karena orang biasanya tidak mungkin dapat mengingat segala sesuatu tentang kejadian-kejadian, maka filing merupakan bagian yang sangat penting dan oleh karenanya filling harus disusun sempurna dalam organisasi.

Ada 5 dasar pokok sistim bagi penyelenggaraan filing yang dipergunakan, yaitu :

  1. Sistem Abjad.

Sistem Abjad adalah sualu sistem untuk menyusun nama-nama orang. Baik perihal dari surat maupun instansi pengirim dapat disusun menurut abjad, yaitu menyusun subyek itu dalam urutan A sampai Z. Umuk dapat menyusunnya itu maka nama-nama atau kata-kata dibagi menjadi 4 golongan yaitu nama perorangan, nama perusahaan, nama instansi pemerintah, dan nama organisasi sosial atau perhimpunan-perhimpunan. Untuk dapat menyusun nama-nama ini maka diperlukan sekali adanya peraturan-peraturan filing yang merupakan standar. Peraturan-peraturan ini dapat ditentukan oleh organisasi, sehingga semua anggola organisasi harus mengikuli prosedur yang telah ditentukan.

  • Sistem Subyek.

Apabila suatu kantor menginginkan mempergunakan sistem lain selain sistem alfabet disebabkan karena kantor itu mengerjakan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dcngan masalah-masalah yang berhubungan dengan perusahaan, maka kantor itu dapat memilih sistem subjek untuk melaksanakan tugas-tugas filingnya.

Untuk dapat melaksanakan sistem subyek ini, maka seorang juru arsip harus menentukan lebih dahulu masalah-masalah apa yang pada umumnya dipermasalahkan dalam surat-surat setiap harinya. Masalah-masalah ini dikelompokkan menjadi satu subyek, umpamanya masalah-masalah di bawah “Kepegawaian“, masalah-masalah yang berkenaan dengan keuangan dikelompokkan menjadi satu masalah pokok (subyek) dibawah “Keuangan”, dan seterusnya. Selanjutnya masalah-masalah itu dijadikan sub subyek dari pokok masalah (subyek), misalnya :

Kepegawaian : cuti, kenaikan pangkat, lamaran, dan sebagainya.

Keuangan :  gaji, hadiah tahun baru, lembur, dan sebagainya.

  • Sistem Geografis.

Apabila dikehendaki untuk menyimpan surat atau bahan-bahan menurut daerah wilayah, maka dapat dipergunakan sistem geografis. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam organisasi di mana sistem geografis dapat dipergunakan, biasanya adalah kegiatan-kegiatan yang melipuli daerah-daerah wilayah lebih dari satu  tempat. Organisasi-organisasi yang mempunyai beberapa kantor cabang dapat juga mcmpergunakan sistem geografis ini.

Untuk melaksanakan filing sistem geografis ini scorang juru arsip dapat mcmpergunakan nama daerah wilayah untuk pokok permasalahan. Dimana pokok ini dapat dikembangkan menjadi masalah-masalah yang dalam hal ini adalah kota-kota yang berada di dalam wilayah ilu, dan selanjutnya baru dapat dikembangkan lebih lanjut dengan nama-nama dari para langganan atau nasabah-nasabah yang ada di setiap kota di daerah wilayah itu. Umpamanya :

Indramayu : Ahmad, Pamo

Malang : Bahrun, Rahman

Jakarta : Irwan, Kama

  • Sistem Nomor.

Sistem Nomor biasa dipergunakan oleh organisasi-organisasi yang bergerak di bidang profesional tertentu, seperti misal kantor akuntan, kantor pengacara, kantor kontraktor, dan sebagainya.

Sistem nomor ini merupakan sistem filing yang tidak langsung karena sebelum menentukan nomor-nomor yang diperlukan, juru arsip lebih dahulu harus membuat daftar kelompok masalah-masalah pokok seperti pada sistem subjek, baru kemudian diberikan nomor dibelakangnya.

Kepegawaian              12

Cuti                             12,1

Kenaikan pangkat       12,2

Lamaran                      12,3

Apabila juru arsip telah membuat daftar kelompok masalah yang sekaligus menunjukkan nomor dari masalah dan pokok masalah, daftar ini disebut kartu index.

  • Sistem Kronologis

Sistem ini dipergunakan untuk filing bahan-bahan yang disusun menurut rutan tanggal dari datangnya surat atau bahan-bahan itu. Surat-surat atau bahan yang dapat lebih akhir sitempatkan pada ayng paling depan, tanpa melihat masalah atau perihal surat. Selanjutnya juru arsip hanya perlu mengelompokkan surat-surat atau bahan-bahan yang difile itu dalam bulan-bulan setiap tahunnya.

Juru arsip mempergunakan sistem ini untuk menyelenggarakan filing apabila kegiatan surat-menyurat dalam perusahaan masih belum berjumlah banyak sehingga masih dapat disatukan segala persoalan dalam satu file setiap bulannya. Tetapi apabila kegiatan atau usaha dari organisasi itu sudah berkembang dan menyangkut banyak masalah maka sebaiknya juru arsip mempergunakan sistem yang lainnya yang lebih sesuai.

Penanganan Dan Cara Mengarsip Surat (Sistem Informasi Pengarsipan Surat)

Setelah surat-surat Sistem Informasi Pengarsipan Surat diterima maka sekretaris harus segera mulai pengurusan surat agar segera dapat diserahkan kepada pimpinan secepatnya. Diantara alat-alat yang diperlukan oleh sekretaris dalam pengurusan surat ini adalah pisau atau gunting untuk pembuka amplop, stepler atau hechter, pensil, dan mungkin suatu buku agenda untuk mencatat surat-surat yang masuk.

  1. Penyortiran surat Sistem Informasi Pengarsipan Surat

Tugas yang pertama yang harus dilakukan adalah mensortir surat-surat penting, yang kebanyakan berupa surat-surat dinas pemerintahan, surat-surat dinas dari perusahaan, dan surat-surat dinas dari perorangan dipisahkan dari surat-surat yang kurang penting.

Setelah selesai dibaca dan dipisahkannya, maka mulai memproses surat-surat yang penting lebih dahulu dan menyisihkan untuk sementara surat-surat yang menurut perkiraan kurang penting.

  • Penyortiran selanjutnya

Surat-surat yang telah disortir tingkat kepentingannya, masih harus dipisahkan menurut beberapa macam kelompok. Kelompok-kelompok yang dimaksud adalah surat-surat Dinas. Sebagian besar surat-surat yang datang adalah surat-surat dinas, yaitu surat-surat yang erat hubungannya dengan kegiatan kantor. Pisah-pisahkan mana-mana surat dinas dari instansi Pemerintah, dari kantor-kantor swasta, dan dari perorangan.

Untuk penyortiran surat berjumlah banyak, perlu disediakan sarana seperti kotak-kotak terbuka atau rak sortir.

Penyortiran dilakukan kepada surat-surat yang masih bersampul maupun  yang telah terbuka.

  • Pembukaan sampul

Gunakan pisau atau gunting untuk membuka sampul. Lakukan hati-hati agar tidak merusak isi surat.

  • Pengeluaran surat dari dalam sampul

Surat-surat yang telah dikeluarkan dari dalam sampul kemudian dibuka atau diratakan lipatan-lipatannya. Kaitkan sampul pada suratnya.

  • Penelitian surat

Jika didalam surat terdapat alamat pengirim, maka sampul surat dapat disingkirkan. Jika lampiran tidak sesuai dengan isi surat, maka surat dituliskan keterangan mengenai keadaan lampiran tersebut.

Setelah itu dikelompokkan, misalnya kelompok asal (sumber) surat yang sama, kelompok daerah yang sama, kelompok masalah yang sama, sesuai kepentingan instansi.

  • Pembacaan  Surat

Setelah diadakan penelitian atas surat, selanjutnya surat-surat dibaca untuk disamping mengetahui isinya menentukan mana-mana surat penting dan mana-mana surat biasa (atau kurang penting). Hal ini juga untuk memisahkan surat-surat mana yang perlu/harus disampaikan langsung kepada pimpinan, dan surat-surat mana yang dapat disampaikan langsung kepada pejabat-pejabat/unit-unit pengolah yang dimaksud oleh surat, atau sesuai dengan masalah yang dimaksud oleh surat.

  1. Bila surat masuk untuk pimpinan menunjuk atau menyangkut surat terdahulu, maka diusahakan untuk menyertakan surat atau berkas yang dimaksud atau yang berkaitan dengan surat tersebut untuk diajukan kepada pimpinan.
  2. Surat-surat yang ditujukan kepada pimpinan perlu/harus dilampiri dengan lembar disposisi (kosong) untuk pimpinan menuliskan disposisi/ instruksinya sehubungan dengan surat bersangkutan.
  3. Penyampaian surat (intern).
  4. Surat-surat dari pimpinan (berdasarkan disposisinya) disampaikan kepada pejabat unit yang dimaksud/ditunjuk oleh/dalam disposisi).
  5. Surat-surat tersebut dapat dilampiri dengan berkas-berkas terdahulu (jika kearsipan terpusat). Penyampaiannya perlu dengan “lembar pengantar“ terutama untuk mengendalikan berkas-berkas yang disertakan.
  6. Satu lembar disposisi di tinggal pada pimpinan/sekretaris sebagai sichler file.
  7. Surat-surat langsung Pengolah disampaikan dengan kartu kendali atau dengan “lernbar pengantar”.
  8. Amplop/sampul bagi surat-surat yang mempunyai alamat dalam tidak disertakan dan dapat langsung disingkirkan.

Untuk surat tanpa alamat dalam dapat disertakan, atau alamat pada amplop disalin pada secarik kertas dan dikaitkan pada surat di bagian belakang. Amplop dapat disingkirkan.

Sebaiknya semua alamat dari para rekanan (instansi, perorangan) dicatat dalam daftar berbentuk kartu dan disusun menurut abjad (daftar alamat lengkap).

  • Surat-surat yang memerlukan tidak lanjut :
  • Surat-surat yang perlu sekedar diketahui oleh beberapa pejabat pada kantor kecil, diedarkan kepada mereka yang dianggap perlu mengetahui, dengan “Lembar Keliling Routing Slip” dan oleh pejabat terakhir surat dikembalikan kepada pejabat pengedar surat tersebut.

Untuk ini tidak perlu diadakan penyalinan.

  • Untuk kantor yang besar (jarak relatif berjauhan)  surat disalin  sebanyak pejabat yang dianggap perlu mengetahui. Selanjutnya surat (salinan) disimpan di unit pejabat bersangkutan.
  • Surat yang memerlukan tindak lanjut dan ditangani oleh satu pejabat (unit) selama ditangani tetap berada (di file Pengolah) di unitnya (merupakan arsip aktif) sampai dengan tuntasnya penanganan.
  • Surat yang tindak lanjutnya melibatkan beberapa pejabat perlu disalin sebanyak pejabat yang terlibat. Penyampaiannya kepada masing-masing pejabat dengan “Lembar Disposisi (action slip)“.

Surat aslinya disampaikan kepada pejabat yang fungsional bertanggung jawab langsung atas penanganan tindak lanjut surat bersangkutan.

  • Pencatatan Surat
  • Kartu kendali.

Pada dasamya semua surat, baik surat rnasuk ataupun keluar perlu dicatat. Pencatatan surat diperlukan untuk mempermudah pengendalian. Cara pencatatan dan sarana pencatatan disesuaikan dengan sifat surat, yaitu surat penting dan surat biasa juga surat rahasia.

Pencatatan untuk surat penting berupa Kart Kendali (KK) untuk surat biasa pada Lembar Pengantar (LP), untuk surat rahasia juga dicatat pada LP.

  • Buku Agenda.

Pencatatan dengan buku agenda dilakukan oleh instansi yang belum menerapkan kartu kendali.

Yang dicatat di dalam buku agenda hanya surat-surat yang penting dan perlu disimpan lama.

Surat keluar clan surat masuk dicatat di dalam satu buku agenda berganda. Halaman sebelah kiri untuk surat masuk; halaman sebelah kanan untuk surat keluar.

Surat yang saling berhubungan (jawaban) dicatat dalam garis lurus dengan surat yang dihubungi/jawab.

  • Buku Pembantu Agenda.

Untuk penyimpanan dan penemuan kembali surat-surat diperlukan buku-buku pembantu yang disebut Buku lndeks atau Klapper.

Ada beberapa Buku Indeks yailu :

  1. Indeks Masalah
  2. Indeks Nama Orang
  3. Indeks Nama Badan (instansi)

Catatan-catatan dalam indeks selalu menunjuk nomor agenda dalam buku agenda.

  • Keterangan-keterangan yang dicatat dalam Kartu Kendali ataupun Buku Agenda :
  • Tanggal hari diterimanya (surat masuk) atau dikirimkannya surat (surat keluar).
  • Nomor urut agenda.

Untuk surat masuk dicatat pula nomor surat.

  • Asal surat (instansi, perorangan) untuk surat masuk;

Alamat yang dituju untuk surat keluar.

  • Perihal dan persoalan (isi) surat secara ringkas.
  • Tanggal yang tcrcantum di dalam surat.
  • Catatan (keterangan) lain tentang kedudukan surat di dalam pemrosesannya, misalnya : disampaikan kepada pejabat/unit tertentu untuk ditangani.
  • Jika instansi telah menggunakan sistim pola klasifikasi atau sistem perkodean, maka kode dan nama masalah (subject heading) dicatat pula.
  • Lampiran, disebut macam dan jumlahnya.
  • Pengolah. Unit yang fungsional bertanggung jawab atau yang ditunjuk untuk menggarap tindak lanjut atau memproses penyelesaian masalah daripada surat bersangkutan.
  • Langkah akhir penanganan surat

Surat-surat yang masih digarap tindak lanjutnya, atau yang telah dilakukan tindak lanjutnya, tetapi belum dianggap tuntas sehingga sewaktu-waktu dalam waktu yang tidak lama diperlukan lagi, selama itu pula disimpan (file) oleh unit Pengolah yang menggarap atau bertanggung jawab atas tindak lanjut surat bersangkutan.

Surat (berkas) dalam kedudukan demikian merupakan arsip aktif.

Surat-surat (berkas) yang benar-benar sudah tuntas penggarapan tindak lanjumya penyimpanannya dipusatkan pada unit kearsipan instansi, sebagai arsip inaktif.

Tata penyimpanan arsip aktif maupun arsip inaktif menggunakan sistem penataan berkas disesuaikan dengan kepentingan instansi bersangkutan agar memudahkan pengendaliannya.

Screenshot Sistem Informasi Pengarsipan Surat

sistem informasi arsip surat
kelola master data
sistem informasi arsip surat
list surat masuk
disposisi surat masuk
sistem informasi arsip surat
list surat keluar
sistem informasi arsip surat
laporan surat masuk